el mundo de los albaranes

el mundo de los albaranes

Enlace para visitar muy interesante:
 DEFINICION Y FUNCION DE LOS ALBARANES (Asociación EURO-JURIS)

La información que figura en ese post me ha resultado muy útil. Tanto si son albaranes de nuestros proveedores/acreedores como si son emitidos por nosotros, en este enlace se puede encontrar la definición y la función de los albaranes.

Para mí, es un documento IMPRESCINDIBLE en el día a día de la vida de la empresa.

Como en el post al que enlazo ya pone la información necesaria, sólo aclarar de cómo se pueden archivar los albaranes.

El documento, hasta que llegue la factura correspondiente al mismo, hay que ARCHIVARLO. ¿Cómo? Pues, para mí, depende de nuestra actividad, de la cantidad de proveedores con los que trabajemos, los clientes, etc.

nota de entrega

Si tenemos pocos clientes, podemos archivarlos ALFABETICAMENTE por el nombre del cliente. De cada cliente guardamos los albaranes que nos han firmado. Por ejemplo: Todos los de Manufacturas Perez juntos, todos los de Herraduras Fernández en otro apartado, y así sucesivamente, de forma tal que cuando surja alguna duda o el cliente necesite una copia del albarán, es fácil ir al archivador, encontrar al cliente y obtener el documento firmado. Cómo he escrito antes, esto puede ser útil si tenemos pocos clientes. ¿Cuántos son pocos? Menos de 100 aproximadamente.

También depende de la asiduidad con la que emitamos albaranes. Si todos los días emitimos a los 100 clientes un albarán, tendríamos que archivar 100 albaranes todos los días. Esto es una actividad que nos resta tiempo. Así que en este caso la fórmula que puede aplicarse es ordenarlos por NUMERO. Los albaranes están numerados, ya sea por el talonario que hemos comprado en la papelería o por que el programa informático que utilizamos los numera para poder facturarlos más tarde. Este método también es útil pero más rápido que el anterior, sólo hay que ordenarlos y archivarlos. En caso de búsqueda, el único inconveniente surge si no sabemos el número que buscamos. Habrá que ir al programa informático, y buscar que albarán queremos encontrar, ya sea por el nombre del cliente o por lo que se ha vendido. Si lo hemos hecho por el talonario, sería muy aconsejable para no dejar de facturar nada, encontrar un sistema que nos permita luego archivar esos albaranes como puede ser pasar al programa informático los albaranes manuales, otra opción es elaborar un listado excel, que indique número de albarán manual y el cliente al que se lo hemos expedido (se puede detallar todo lo que precisemos).

Lo importante es la constancia en la actividad, ya que un albarán que no está firmado por un cliente, nos complica el trabajo, perdemos tiempo, ya que hay que demostrar que está entregado o ejecutado un servicio. Por eso para mí es tan importante, ya que significa dinero. El albarán es el dinero en potencia que tenemos que recibiremos por el desarrollo de nuestro trabajo.

albaran

En el caso de albaranes de proveedores…

Aquí, el sistema que utilizo es archivarlos por NOMBRE DE PROVEEDOR, de forma ALFABETICA. De cada proveedor, tras haber registrado la entrada del material en nuestro programa de gestión, o haber verificado el trabajo que se ha realizado, lo guardamos en la carpeta o apartado de ese proveedor. Así cuando nos envíen la factura, lo podemos localizar fácilmente.

Si nos envían el albarán junto con la factura, eso está genial. Ya que nos ahorra un paso. La de archivar el albarán.

¿Te ha servido? Seguro que tú también tienes un sistema que te resulta eficaz, ¡me encantaría conocerlo!

Que disfrutes del momento.