Sobre cobros...

Sobre cobros…

Cobrar, hoy sabemos que los bancos facilitan muy poco esta fase de nuestro proyecto, pero no es algo imposible en muchos casos. Aunque se pueda convertir en eso si no le dedicamos el debido trato.

Cobrar, es recibir ese dinero que cuantifica nuestro trabajo, es el valor de nuestra labor,  traducida como servicio (hemos limpiado una casa entera, hemos preparado unos platos de catering, hemos dibujado varios bocetos, etc.) o producto (hemos cosido una falda a medida, hemos vendido esas verduras que con tanto mimo hemos cultivado, esos collares que una tienda nos encargó porque le encantaron) que hemos suministrado en tiempo y forma como quería nuestro necesitado cliente. Nos necesitaba y ahora le necesitamos a él. Necesitamos que nos haga efectivo ese recibo tal y como hemos acordado previamente.

Si nuestros cobros están gestionados por tarjetas de débito o de crédito vía internet (Paypal, por ejemplo), nos facilita el envío del producto o la realización de nuestro servicio, ya que sirve como filtro. Si el cliente potencial no dispone de efectivo, no puede proseguir la compra. Así que el riesgo disminuye.

Pero a veces, emitimos nuestra factura y esperamos el talón, o la transferencia a días de fecha factura, 30 días, 45 días… y no llega el talón antes de la fecha que teníamos prevista, o la transferencia tampoco llega el día que teníamos en nuestra previsión.

Llega el momento, tan incómodo de llamar a nuestro cliente.

Dependiendo de la situación en la que estemos inmersos podemos optar por diversas soluciones:

  1. El vencimiento del recibo no ha llegado en el momento que hacemos la llamada
    1. Imagina que la factura vence el próximo 30 de Abril y estás a día 20, ¿cómo sabes que está contabilizada por el cliente y emitido el talón? ¿sabes si efectivamente la ha recibido el departamento de contabilidad y la ha pasado a pagos? ¿sabes si tiene cualquier incidencia asociada de la que no te han llegado noticias? ¿Sabes si le han modificado la fecha de pago y eso va a trastornar tus previsiones?
    2. Estas preguntas sólo pueden ser respondidas por el cliente, él/ella dispone de toda esta información. Así que puedes llamar días antes, y simplemente solicitar al departamento de contabilidad o a la persona que se encarga de pagar, que te informe que esa factura SI está contabilizada, SI está pasada para el pago y FECHA de emisión del pago. Con esa información puedes elaborar mucho mejor tus previsiones.
  2. El vencimiento del recibo ha pasado de la fecha estipulada
    1. Ponte en contacto con el cliente, con la persona que se encarga de la función de elaborar los pagos o del departamento de contabilidad.
    2. Explícale que, salvo ERROR POR TU PARTE, no has recibido el cobro convenido. Explícale la información que tienes: número de tu factura, la fecha en la que se emitió, cuando venció, la forma en la que esperas el cobro si es un pagaré, un talón o una transferencia.
    3. El cliente te informará de si dispone de ella, tal vez no le haya llegado a su poder por causas ajenas a todos (tú, internet, correos, buzón cliente). En este caso verifica la dirección de envío con los datos que dispones.
    4. Precisa con el cliente cuando se hará el pago aproximadamente. Si te puede concretar el día, mejor.

A tener en cuenta:

  • La persona que está al otro lado del teléfono o del e-mail, tiene tanto trabajo como tú. Si tienes toda la información en tu mano cuando contactes con ella, le facilitarás mucho su actividad y te lo agradecerá.
  • Guarda el contacto de la persona que realiza los pagos: NOMBRE, TELEFONO DIRECTO, E-MAIL. Te ahorrará mucho tiempo si tienes que volver a ponerte en contacto con ella.
  • Anota toda la información en tu registro de llamadas, para tenerlo todo a mano por si te surgen dudas días después o tienes que recordarle  a tu interlocutor la conversación mantenida.
  • Esta es versión light de reclamar cobros, antes de pasar a fases más espinosas. Hay que evitar en la medida de lo posible llegar a estas últimas.
  • Pon tu energía en solucionar el problema. Caer en críticas no constructivas, enfados más allá de lo sano, compadecerte, etc, no te ayudarán a gestionar esta situación de forma más rápida ni mejor. Céntrate en tu objetivo. No es fácil ni cómodo muchas veces, por eso no es recomendable desperdiciar nuestra energía que tenemos para lograr lo que nos proponemos en crear momentos poco sanos (cabreos, insultos, etc.). Aunque somos humanos.

¿Te ha servido de algo? ¿Qué otros enfoques has vivido? Me encantaría conocer tu opinión.